STATUTO DELL’ASSOCIAZIONE ANCEP

Titolo I

Denominazione – Sede – Durata – Scopo
Art. 1.
E’ costituita un’Associazione senza scopo di lucro con la denominazione: “Associazione Nazionale Cerimonialisti Enti Pubblici – ANCEP retta dal presente statuto.

Art. 2.
L’Associazione ha sede a Bologna, in via S. Rocco, 26. La sede può essere variata con deliberazione della Delegazione Nazionale. La Delegazione Nazionale ha facoltà di istituire e sopprimere sedi secondarie ovvero di trasferire la sede sociale ovunque in Italia.

Art. 3.
La durata dell’Associazione è stabilita fino al 31 dicembre 2030 e, con delibera dell’Assemblea dei Soci, potrà essere anticipatamente sciolta o prorogata.

Art. 4.
L’Associazione si rivolge a quanti operano all'interno della Pubblica Amministrazione nel settore del cerimoniale e delle relazioni esterne, e a coloro che interagiscono con la P.A. nei medesimi ambiti .

Art. 5.
L’Associazione si prefigge di perseguire le seguenti finalità:
- concorrere a promuovere e diffondere la conoscenza delle corrette forme di rappresentanza istituzionale, in quanto esplicite espressioni dell’Organizzazione della Pubblica Amministrazione così come previsto dalla Costituzione;
- operare per il riconoscimento delle professionalità che operano in questo ambito, affermando la funzione dei cerimonialisti ed il loro ruolo;
- favorire le relazioni e lo scambio di esperienze e competenze fra i cerimonialisti degli enti pubblici, sia a livello nazionale che internazionale;
- promuovere e mantenere rapporti con Associazioni che, con finalità affini, svolgono la propria attività in ambito pubblico o privato.
Per conseguire le finalità sopra illustrate l’Associazione opererà per:
- favorire l’affermarsi del ruolo del settore cerimoniale nell’ambito dell’attività di rappresentanza istituzionale;
- promuovere la crescita professionale di coloro che, negli enti pubblici italiani, si occupano di cerimoniale e dell’attività di rappresentanza istituzionale degli enti, anche producendo materiali informativi e didattici e promuovendo corsi e altre iniziative per la formazione della categoria, anche in collaborazione con gli Enti medesimi e le loro associazioni;
- produrre e mettere a disposizione degli associati tutto il materiale, a stampa o su altri supporti, esistente sulla materia, al fine della creazione di una cultura condivisa sul tema e di fornire attività di supporto agli associati che ne facciano richiesta.




Titolo II

Soci


Art. 6.

Gli associati dell’ANCEP sono così suddivisi:

a) Soci effettivi:
accreditati
elenco speciale
senior
b) Soci onorari
c) Soci sostenitori.

Art. 7. Soci effettivi.

Elenco accreditati:

Possono essere ammessi a questo elenco tutti i dirigenti, funzionari e operatori in genere degli Enti pubblici, delle Regioni, degli Enti territoriali, delle Aziende a partecipazione pubblica, delle Municipalizzate, delle Università, degli Enti pubblici economici e così via che, nelle loro funzioni effettive, coordinano o svolgono direttamente compiti connessi al cerimoniale e alla rappresentanza istituzionale, con mansioni adeguatamente documentate.

Elenco speciale:

Sono inoltre ammessi coloro che, a vario titolo, interagiscono e collaborano con la Pubblica Amministrazione su tematiche relative al cerimoniale e alla rappresentanza, con mansioni adeguatamente documentate. La percentuale di soci con queste caratteristiche non può superare il 20 per cento del totale degli iscritti.

Soci senior:

Possono essere associati senior coloro che, pur non svolgendo al momento dell’iscrizione attività presso un ente pubblico, hanno esercitato per almeno 5 anni la funzione di cerimonialista o di responsabile di strutture del cerimoniale presso enti pubblici. La mansione effettivamente svolta dovrà essere attestata da documentazione riferibile all’ente stesso.
Gli associati senior hanno diritto di voto e possono ricoprire qualsiasi carica associativa.


L'ammissione all’Ancep è subordinata al versamento della quota di iscrizione e alla verifica dei requisiti da parte della Commissione di accreditamento.
Tutti gli associati devono avere la disponibilità di un indirizzo e-mail o fax.
I soci hanno diritto di voto e possono ricoprire qualsiasi carica associativa.
La qualità di Socio si perde per decesso, dimissioni, incompatibilità con le finalità e le attività dell’Associazione, mancato versamento della quota associativa.

Art. 8

Soci onorari:
Possono essere soci onorari - in seguito a nomina dell'Assemblea su proposta del Consiglio direttivo - coloro che si siano distinti con studi e opere che abbiano recato un significativo contributo allo sviluppo degli approfondimenti, teorici e pratici, nel settore del cerimoniale e della rappresentanza istituzionale.
Hanno gli stessi diritti e doveri dei soci effettivi, ma sono esentati dal pagamento della quota sociale.

Art. 9. Soci sostenitori:

Possono essere soci sostenitori enti pubblici o loro associazioni rappresentative, che decidano di sostenere l’Associazione tramite il versamento della quota stabilita dalla Delegazione nazionale d’intesa con l’associato medesimo. Gli associati sostenitori hanno diritto di voto ma non possono ricoprire cariche associative diverse da quella di membro del Comitato scientifico.
Possono inoltre essere ammessi a fare parte ci questa categoria associazioni, enti, amministrazioni e istituti che abbiano sostenuto l’Associazione con contributi economici o servizi in occasione delle iniziative svolte.


Titolo III

Patrimonio

Art. 10.
Il patrimonio sociale è costituito:
a) dalle quote associative;
b) dalle contribuzioni volontarie e straordinarie anche di carattere non patrimoniale (es. libri, strumenti informatici, etc.);
Sono contribuzioni volontarie e straordinarie le erogazioni da chiunque corrisposte all'associazione a titolo di liberalità. Sia le quote associative che le contribuzioni sono acquisite a titolo definitivo dall'associazione e come tali non sono rimborsabili, sono intrasmissibili e non sono rivalutabili.

Art. 11.
Le quote associative sono versate annualmente dagli associati secondo l'importo determinato dalla Delegazione nazionale, anche in misura differenziata per categoria di associati, ed in ossequio alle modalità ed ai tempi di riscossione dalla stessa deliberate.
Gli enti che decidono di promuovere la partecipazione di loro dipendenti possono farlo con versamento intestato nominativamente alla singola persona (dipendente)


Titolo IV

Organi dell’Associazione
Decisioni degli associati

Art. 12.
Organi dell’Associazione sono il Presidente, l’Assemblea degli associati, la Delegazione nazionale, la Commissione di accreditamento e il Comitato scientifico.

Art. 13. Assemblea degli associati e modalità di decisione.
Le decisioni degli associati, salvo quanto previsto dal successivo comma II° del presente articolo, sono adottate mediante convocazione dell'Assemblea ovvero mediante consultazione scritta; le decisioni sono adottate a maggioranza semplice dei votanti.
Le delibere relative alle modifiche del presente Statuto, al cambiamento dello scopo sociale, allo scioglimento anticipato o alla proroga della durata dell’Associazione sono adottate con la maggioranza assoluta degli associati.

Art. 14. - Decisioni mediante metodo assembleare.
L’Assemblea è convocata su iniziativa della Delegazione Nazionale ove ritenuto opportuno e comunque preferibilmente una volta all’anno in occasione dell’approvazione del bilancio di previsione e del rendiconto consuntivo.
La convocazione dell’Assemblea è fatta a cura della Delegazione Nazionale mediante avviso contenente l’indicazione del giorno, dell’ora e del luogo della prima e seconda convocazione, e l’elenco delle materie da trattare. Tale avviso deve essere inviato agli associati almeno 15 giorni
prima della data fissata a mezzo fax o posta elettronica presso gli indirizzi che gli associati stessi hanno comunicato al momento della richiesta di adesione e successive modifiche comunicate almeno 30 giorni prima della predetta data.
Le deliberazioni sono assunte con la maggioranza semplice dei presenti salvo che abbiano ad oggetto le delibere di cui all'art. 13 II° co.
L’Associazione delibera con metodo assembleare preferibilmente in merito all’approvazione del bilancio e del rendiconto, alla nomina degli Amministratori e alla loro eventuale revoca, relativamente agli indirizzi e direttive generali dell’Associazione, in merito ad eventuali modifiche del presente Statuto, al cambiamento dello scopo sociale, allo scioglimento anticipato o alla proroga della durata dell’Associazione,
L’assemblea è presieduta dal Presidente della Delegazione nazionale; in caso di sua assenza o impedimento sarà presieduta dall’Amministratore più anziano in età.
L’assemblea stessa designa, anche tra non soci, il Segretario di riunione.
E’ ammesso il voto per delega in misura non superiore a una sola delega per socio



Art. 15 - Consultazione scritta
Nel caso si opti per il sistema della consultazione scritta dovrà essere redatto apposito documento scritto, dal quale dovrà risultare con chiarezza:
l'argomento oggetto della decisione;
il contenuto in termini operativi della decisione e le eventuali autorizzazioni ad essa conseguenti;
la menzione dell'eventuale parere del Comitato scientifico.
Copia di tale documento dovrà essere trasmessa a tutti i soci i quali entro i sette giorni successivi, o nel diverso maggior termine indicato nel documento, dovranno rinviare alla Associazione apposita dichiarazione scritta in calce alla copia del documento ricevuto, nella quale dovranno esprimere il proprio voto favorevole o contrario ovvero l'astensione. La mancanza di dichiarazione entro il termine equivale a voto di astensione.
Le trasmissioni previste nel presente comma potranno avvenire con qualsiasi mezzo e/o sistema di comunicazione che consenta un riscontro della spedizione e del ricevimento, compresi il fax e la posta elettronica. In questi ultimi casi le trasmissioni ai soci dovranno essere fatte al numero di fax e/o all'indirizzo di posta elettronica che risultano dal libro degli associati.

Art. 16.
Le deliberazioni dell’Associazione sono constatate da verbale firmato dal Presidente, che contenga, tra l’altro, l’indicazione del numero dei soci favorevoli, contrari e astenuti, e comunicate a tutti gli associati mediante e-mail o fax.

Art. 17 - Il Presidente dell'Associazione
Il Presidente rappresenta l’Associazione ed è eletto dall'Assemblea tra gli associati accreditati e senior, presiede anche la Delegazione Nazionale ed è il legale rappresentante dell’Associazione.

Art. 18 - La Delegazione nazionale
La Delegazione nazionale è eletta dall'Assemblea ed è composta da non meno di sette persone scelte tra gli associati accreditati e senior più il Presidente.
I componenti la delegazione rimangono in carica per tre anni, salvo revoca o dimissioni, e possono venire rieletti, Restano comunque in carica fino all’Assemblea che prevede il rinnovo delle cariche.
L’Assemblea elegge il Presidente della Delegazione e successivamente i componenti della Delegazione nazionale.

Art. 19 - Comitato scientifico.
Il Comitato scientifico è nominato dalla Delegazione nazionale tra personalità autorevoli nell’ambito della cultura del cerimoniale e materie affini ed è composto da un numero non inferiore a 3 (tre) e non superiore a 7 (sette) membri.

Titolo V

Amministrazione e rappresentanza.

Art. 20.
L’Associazione è amministrata dalla Delegazione nazionale
Alla Delegazione Nazionale sono riservati i più ampi poteri di ordinaria e straordinaria amministrazione senza limitazione alcuna, con la sola esclusione di quanto la legge e il presente Statuto riservano inderogabilmente agli associati.
La Delegazione Nazionale nomina tra i suoi componenti uno o più Vicepresidenti.
La Delegazione nomina la Commissione di accreditamento.
La Delegazione Nazionale può costituire delle delegazioni regionali, interregionali e/o di settore con il compito di curare l’attività decentrata dell’associazione.
Gli ex Presidenti partecipano a titolo consultivo alle riunioni della Delegazione nazionale. L’ultimo ex Presidente in ordine temporale partecipa a titolo deliberativo e assume il titolo di Past President.

Art. 21.
Le decisioni della Delegazione di regola sono adottate mediante riunione o mediante consultazione scritta.
Le decisioni sono prese a maggioranza dei membri in carica.
In caso di parità dei voti prevarrà quello del Presidente.

Art. 22
La Delegazione si riunisce per deliberare con metodo assembleare presso la sede sociale o in altro luogo, tutte le volte che il Presidente lo giudichi necessario e quando ne sia fatta richiesta da almeno un terzo dei suoi componenti.
Di regola la convocazione è fatta almeno 7 giorni prima dell’adunanza, salvo che nei casi d’urgenza nei quali può avvenire telefonicamente o per e-mail 3 giorni prima di quello della riunione.
Le riunioni sono valide anche senza le formalità di convocazione qualora siano presenti , personalmente o per delega, tutti i componenti la delegazione.
Delle deliberazioni è redatto verbale sottoscritto dal Presidente.

Art. 23.
Decisioni della delegazione mediante consultazione scritta.
Nel caso si opti per il sistema della consultazione scritta dovrà essere redatto apposito documento scritto, dal quale dovrà risultare con chiarezza:
l'argomento oggetto della decisione;
il contenuto in termini operativi della decisione e le eventuali autorizzazioni ad essa conseguenti;
la menzione dell'eventuale parere del Comitato scientifico.
Copia di tale documento dovrà essere trasmessa a tutti i componenti i quali entro i sette giorni successivi, o nel diverso maggior termine indicato nel documento, dovranno trasmettere alla Associazione apposita dichiarazione scritta in calce alla copia del documento ricevuta, nel quale dovranno esprimere il proprio voto favorevole o contrario ovvero l'astensione. La mancanza di dichiarazione entro il termine equivale a voto di astensione.
Le trasmissioni previste nel presente comma potranno avvenire con qualsiasi mezzo e/o sistema di comunicazione che consenta un riscontro della spedizione e del ricevimento, compresi il fax e la posta elettronica. In questi ultimi casi le trasmissioni ai soci dovranno essere fatte al numero di fax e/o all'indirizzo di posta elettronica che risultano dal libro degli associati.

Art. 24.
La rappresentanza dell’Associazione in giudizio e di fronte ai terzi spetta al Presidente.

Art. 25. Commissione di accreditamento.
La Commissione è composta da 5 membri, scelti dalla Delegazione Nazionale in prevalenza tra gli associati senior o persone esterne all’Associazione; uno dei suoi membri funge da coordinatore su incarico della Delegazione
La Commissione esprime alla Delegazione nazionale, su richiesta della medesima, un parere eventuale sulle richieste di adesione degli associati.
La Commissione basa la propria valutazione sui curricula dei candidati ed eventualmente su un colloquio finalizzato a verificare la conoscenza da parte del candidato dell’organizzazione istituzionale e degli atti normativi che regolano il protocollo di Stato e le attività di rappresentanza.
La Commissione su richiesta della Delegazione può elaborare programmi di percorsi formativi ed altre iniziative culturali possibilmente a carattere innovativo da proporre agli associati.

Art. 26.
Ai componenti degli organi sociali spetta solo il rimborso delle spese preventivamente autorizzate, documentate ed effettivamente sostenute per ragioni del loro ufficio e nei limiti consentiti dalle effettive disponibilità finanziarie dell’Associazione.
Qualsiasi spesa può essere autorizzata soltanto se trova effettiva copertura nel fondo comune.



Titolo VI

Esercizi sociali – Bilancio – Destinazione degli utili

Art. 27
Gli esercizi sociali si chiudono al 31 dicembre di ogni anno.
La Delegazione Nazionale entro il 31 marzo di ogni anno redige il rendiconto consuntivo accompagnato da una relazione sulla gestione e il bilancio preventivo dell’esercizio in corso. Il rendiconto consuntivo deve essere sottoposto all’approvazione dell’Assemblea entro il 30 aprile dell’anno successivo.

Titolo VII

Scioglimento – Controversie – Rinvio alle legge

Art. 28
Lo scioglimento dell’Associazione è deliberato dall’Assemblea, la quale provvederà alla nomina di uno o più liquidatori e delibererà in ordine alla devoluzione del patrimonio.
Il patrimonio dovrà essere devoluto ad una Associazione di volontariato senza scopo di lucro.


Art. 29
Le controversie che dovessero eventualmente sorgere in sede di interpretazione, applicazione ed esecuzione del presente Statuto od altri temi attinenti al patto sociale, tra Associazione e Associati, ovvero tra Associati, che abbiano comunque per oggetto diritti disponibili e che non siano dalla Legge riservate all’esclusiva competenza dell’Autorità Giudiziaria, saranno obbligatoriamente affidate all’esame e alla risoluzione di un collegio di tre arbitri amichevoli compositori, nominati uno da ciascuna delle parti, ed il terzo di comune accordo; gli arbitri sono scelti tra gli associati accreditati e senior.
Il collegio Arbitrale irrituale avrà il preciso mandato di risolvere, sentite le parti, le indicate controversie, esaminandole senza formalità alcuna e formulando le sue determinazioni entro il termine massimo di trenta giorni.

Art. 30
Per tutto quanto non espressamente disposto dal presente Statuto, valgono le norme di Legge vigenti in materia.


Venezia, 18 settembre 2007

Modificato in seguito a deliberazione assembleare assunta a Salerno l’8 aprile 2011