Statuto

STATUTO

Associazione Nazionale Cerimonialisti Enti Pubblici – ANCEP

Titolo I

Denominazione – Sede – Durata – Scopo

ART. 1 – DENOMINAZIONE
E’ costituita un’Associazione senza scopo di lucro con la denominazione: “Associazione Nazionale Cerimonialisti Enti Pubblici – ANCEP” retta dal presente statuto.

ART. 2 – SEDE
L’Associazione ha sede a Bologna ed è articolata sul territorio nazionale. La sede nazionale può essere trasferita con deliberazione della Delegazione nazionale. La Delegazione nazionale ha facoltà di istituire e sopprimere sedi secondarie ovvero di trasferire la sede sociale ovunque in Italia.

ART. 3 – DURATA
La durata dell’Associazione è stabilita fino al 31 dicembre 2050 e, con delibera dell’Assemblea dei Soci, potrà essere anticipatamente sciolta o prorogata.

ART. 4 – SCOPO
L’Associazione si rivolge a quanti operano all’interno della Pubblica Amministrazione nel settore del cerimoniale e delle relazioni esterne, e a coloro che interagiscono con la P.A. nei medesimi ambiti. La quota dei professionisti esterni alla P.A. non può superare la quota del 30 per cento del totale degli iscritti. Questi ultimi sono tenuti a provvedere a norma di legge alla propria copertura assicurativa per responsabilità professionale.

ART. 5 – FINALITA’
L’Associazione si prefigge di perseguire le seguenti finalità:
– concorrere a promuovere e diffondere la conoscenza delle corrette forme di rappresentanza istituzionale in quanto esplicite espressioni dell’organizzazione della Pubblica Amministrazione, così come previsto dalla Costituzione della Repubblica Italiana;
– operare per il riconoscimento delle professionalità che operano in questo ambito, affermando la funzione dei cerimonialisti ed il loro ruolo;
– favorire lo sviluppo culturale, le relazioni e lo scambio di esperienze e competenze fra i cerimonialisti, sia a livello nazionale che internazionale;
– promuovere e mantenere rapporti con Associazioni che, con finalità affini, svolgono la propria attività in ambito pubblico o privato.
Per conseguire le finalità sopra illustrate, l’Associazione opererà per:
– favorire l’affermarsi della cultura e del ruolo del settore cerimoniale nell’ambito dell’attività di rappresentanza istituzionale;
– promuovere la crescita culturale e professionale di coloro che si occupano di cerimoniale e dell’attività di rappresentanza istituzionale, anche producendo materiali informativi e didattici, e promuovendo corsi e altre iniziative per la formazione e l’aggiornamento professionale dei cerimonialisti, anche in collaborazione con Enti, Istituzioni, Aziende e le loro associazioni;
– produrre e mettere a disposizione dei soci tutto il materiale, a stampa o su altri supporti, esistente sulla materia, al fine della creazione di una cultura condivisa sul tema e di fornire attività di supporto i soci che ne facciano richiesta.
Al fine di favorire la massima trasparenza, e a tutela della collettività, l’Associazione istituisce un apposito sportello del cittadino presso la propria sede nazionale. Le modalità operative saranno dettagliate nel Regolamento.
Titolo II

Soci

ART. 6 – CATEGORIE SOCI
I soci dell’ANCEP sono suddivisi in tre categorie:
a) soci;
b) soci senior;
c) soci sostenitori.
Tutti i soci devono avere la disponibilità di un indirizzo e-mail o fax.

ART. 7 – ELENCO SOCI
Per iscriversi all’Associazione, i candidati dovranno possedere i seguenti requisiti:
a) svolgere effettive funzioni di cerimonialista con mansione adeguatamente documentata;
b) possedere un diploma di scuola media superiore e avere frequentato un adeguato percorso di formazione specifica, gestito da enti formativi di riconosciuta e qualificata esperienza nel settore o promosso direttamente dall’Associazione.

L’ammissione è subordinata al versamento della quota di iscrizione e alla verifica dei requisiti da parte di una apposita Commissione esaminatrice.
I soci hanno diritto di voto e possono ricoprire qualsiasi carica associativa.
La qualità di socio si perde per decesso, dimissioni, incompatibilità con le finalità e le attività dell’Associazione, mancato versamento della quota associativa.

ART. 8 – SOCI SENIOR
Possono essere soci senior coloro che, pur non svolgendo più attività effettiva, hanno esercitato per almeno 5 anni la funzione di cerimonialista o di responsabile di strutture del cerimoniale presso enti pubblici.
La mansione effettivamente svolta dovrà essere attestata tramite documentazione riferibile all’ente stesso.
L’ammissione è subordinata al versamento della quota di iscrizione e alla verifica dei requisiti da parte della Commissione esaminatrice.
I soci senior hanno diritto di voto e possono ricoprire qualsiasi carica associativa.
La qualità di Socio senior si perde per decesso, dimissioni, incompatibilità con le finalità e le attività dell’Associazione, mancato versamento della quota associativa.

ART. 9 – SOCI SOSTENITORI
Possono essere soci sostenitori enti pubblici o loro associazioni rappresentative, che decidano di sostenere l’Associazione tramite il versamento della quota stabilita dalla Delegazione nazionale. I soci sostenitori hanno diritto di voto ma non possono ricoprire cariche associative diverse da quella di membro del Comitato scientifico.

ART. 10 – DIRITTI E DOVERI DEI SOCI
Diritti
– diritto alla partecipazione, all’elezione delle cariche sociali e agli altri momenti deliberativi previsti dallo Statuto;
– diritto alla eleggibilità a tutte le cariche sociali;
– diritto ad essere informati sulle attività degli organi sociali;
– diritto ad una adeguata valorizzazione della propria professionalità con la partecipazione a specifiche offerte formative.
Doveri
– dovere di concorrere al raggiungimento delle finalità sociali, partecipando attivamente ai programmi dell’Associazione;
– dovere di migliorare la propria professionalità con continuità e relazionandosi ai programmi formativi dell’Associazione;
– dovere di correttezza professionale nei confronti dei cittadini e degli organismi istituzionali con cui si collabora o si intrattengono relazioni professionali.
Titolo III

Patrimonio

ART. 11 – COMPOSIZIONE
Il patrimonio sociale è costituito:
a) dalle quote associative;
b) dalle contribuzioni volontarie e straordinarie anche di carattere non patrimoniale (es. libri, arredi, strumenti informatici, etc.);
Sono contribuzioni volontarie e straordinarie le erogazioni da chiunque corrisposte all’Associazione a titolo di liberalità. Sia le quote associative che le contribuzioni sono acquisite a titolo definitivo dall’Associazione e come tali non sono rimborsabili, sono intrasmissibili e non sono rivalutabili.

ART. 12 – QUOTE
Le quote associative sono versate annualmente dai soci secondo l’importo determinato dalla Delegazione nazionale, ed in ossequio alle modalità ed ai tempi di riscossione dalla stessa deliberate.

Titolo IV

Organi dell’Associazione

ART. 13 – ORGANI
Organi dell’Associazione sono l’Assemblea dei soci, il Presidente, la Delegazione nazionale, il Comitato scientifico, la Commissione esaminatrice, il Segretario generale, il Tesoriere e il Collegio dei Probiviri.

ART. 14 – ASSEMBLEA
Le decisioni dei soci, salvo quanto previsto dal successivo comma II del presente articolo, sono adottate mediante convocazione dell’Assemblea oppure mediante consultazione scritta; le decisioni sono adottate a maggioranza semplice dei votanti.

Le delibere relative alle modifiche del presente Statuto, al cambiamento dello scopo sociale, allo scioglimento anticipato o alla proroga della durata dell’Associazione sono adottate con la maggioranza assoluta dei soci.

ART. 15 – FUNZIONAMENTO ASSEMBLEA
L’Assemblea è convocata su iniziativa della Delegazione nazionale ove ritenuto opportuno e comunque almeno una volta all’anno in occasione dell’approvazione del bilancio di previsione e del rendiconto consuntivo.
La convocazione dell’Assemblea è fatta a cura della Delegazione nazionale mediante avviso contenente l’indicazione del giorno, dell’ora e del luogo della prima e seconda convocazione, e l’elenco delle materie da trattare. Tale avviso deve essere inviato agli soci almeno 15 giorni prima della data fissata a mezzo fax o posta elettronica presso gli indirizzi che i soci stessi hanno comunicato al momento della richiesta di adesione e successive modifiche comunicate almeno 30 giorni prima della predetta data.
Le deliberazioni sono assunte con la maggioranza semplice dei presenti salvo che abbiano ad oggetto le delibere di cui all’art. 14 II co.
L’Associazione delibera, con metodo assembleare, in merito all’approvazione del bilancio e del rendiconto, alla nomina delle cariche associative e alla loro eventuale revoca, relativamente agli indirizzi e direttive generali dell’Associazione, in merito ad eventuali modifiche del presente Statuto, al cambiamento dello scopo sociale, allo scioglimento anticipato o alla proroga della durata dell’Associazione,
L’Assemblea è presieduta dal Presidente della Delegazione nazionale; in caso di sua assenza o impedimento sarà presieduta dal Delegato più anziano in età.
L’Assemblea stessa designa, anche tra non soci, il Segretario di riunione.
E’ ammesso il voto per delega in misura non superiore a una sola delega per socio.

ART. 16 – CONSULTAZONE SCRITTA
Nel caso si opti per il sistema della consultazione scritta dovrà essere redatto apposito documento scritto, dal quale dovrà risultare con chiarezza:
 l’argomento oggetto della decisione;
 il contenuto in termini operativi della decisione e le eventuali autorizzazioni ad essa conseguenti;
 la menzione dell’eventuale parere del Comitato scientifico.
Copia di tale documento dovrà essere trasmessa a tutti i soci i quali entro i sette giorni successivi, o nel diverso maggior termine indicato nel documento, dovranno rinviare alla Associazione apposita dichiarazione scritta in calce alla copia del documento ricevuto, nella quale dovranno esprimere il proprio voto favorevole o contrario ovvero l’astensione. La mancanza di dichiarazione entro il termine equivale a voto di astensione.
Le trasmissioni previste nel presente comma potranno avvenire con qualsiasi mezzo e/o sistema di comunicazione che consenta un riscontro della spedizione e del ricevimento, compresi il fax e la posta elettronica. In questi ultimi casi le trasmissioni ai soci dovranno essere fatte al numero di fax e/o all’indirizzo di posta elettronica che risultano dall’elenco dei soci.

ART. 17 – DELIBERAZIONI
Le deliberazioni dell’Associazione sono constatate da verbale firmato dal Presidente, che contenga, tra l’altro, l’indicazione del numero dei soci favorevoli, contrari e astenuti, e comunicate a tutti i soci mediante e-mail o fax.

ART. 18 – PRESIDENTE
Il Presidente rappresenta l’Associazione ed è eletto dall’Assemblea tra i soci, presiede anche la Delegazione nazionale ed è il legale rappresentante dell’Associazione.

ART. 19 – RAPPRESENTANZA
La rappresentanza dell’Associazione in giudizio e di fronte ai terzi spetta al Presidente.

ART. 20 – DELEGAZIONE NAZIONALE
La Delegazione nazionale è eletta dall’Assemblea ed è composta da non meno di sette persone, scelte tra i soci e i soci senior, più il Presidente.
I componenti la Delegazione nazionale rimangono in carica per tre anni, salvo revoca o dimissioni, e possono venire rieletti. Restano comunque in carica fino all’Assemblea che prevede il rinnovo delle cariche.

ART. 21 – COMPITI DELLA DELEGAZIONE NAZIONALE
Alla Delegazione nazionale sono riservati i più ampi poteri di ordinaria e straordinaria amministrazione senza limitazione alcuna, con la sola esclusione di quanto la legge, e il presente Statuto riservano inderogabilmente ai soci.
La Delegazione nazionale nomina tra i suoi componenti uno o più Vicepresidenti.
La Delegazione nazionale nomina il Segretario Generale, il Tesoriere, il Comitato scientifico, la Commissione esaminatrice e il Collegio dei Probiviri. Ha facoltà di istituire Commissioni disciplinate nel regolamento dell’Associazione.
La Delegazione nazionale può costituire delle delegazioni regionali, interregionali e/o di settore, con il compito di curare l’attività decentrata dell’Associazione.
Gli ex Presidenti partecipano a titolo consultivo alle riunioni della Delegazione nazionale. L’ultimo ex Presidente in ordine temporale partecipa a titolo deliberativo e assume il titolo di Past President.

ART. 22 – DECISIONI DELLA DELEGAZIONE NAZIONALE
Le decisioni della Delegazione nazionale di regola sono adottate mediante riunione o mediante consultazione scritta anche per via telematica.
Le decisioni sono prese a maggioranza dei delegati.
In caso di parità dei voti prevarrà quello del Presidente.

ART. 23 – CONVOCAZIONE DELLA DELEGAZIONE NAZIONALE
La Delegazione nazionale si riunisce per deliberare con metodo assembleare presso la sede sociale o in altro luogo, tutte le volte che il Presidente lo giudichi necessario e quando ne sia fatta richiesta da almeno un terzo dei suoi componenti.
Di regola la convocazione è fatta almeno 7 giorni prima dell’adunanza, salvo che nei casi d’urgenza nei quali può avvenire telefonicamente o per e-mail 3 giorni prima di quello della riunione.
Le riunioni sono valide anche senza le formalità di convocazione qualora siano presenti, personalmente o per delega, tutti i componenti la Delegazione nazionale.
Delle deliberazioni è redatto verbale sottoscritto dal Presidente.

ART. 24 – DECISIONI DELLA DELEGAZIONE NAZIONALE
MEDIANTE CONSULTAZIONE SCRITTA
Nel caso si opti per il sistema della consultazione scritta, dovrà essere redatto apposito documento scritto, dal quale dovrà risultare con chiarezza:
 l’argomento oggetto della decisione;
 il contenuto in termini operativi della decisione e le eventuali autorizzazioni ad essa conseguenti;
 la menzione dell’eventuale parere del Comitato scientifico.
Copia di tale documento dovrà essere trasmessa a tutti i componenti i quali entro i sette giorni successivi, o nel diverso maggior termine indicato nel documento, dovranno trasmettere alla Associazione apposita dichiarazione scritta in calce alla copia del documento ricevuta, nel quale dovranno esprimere il proprio voto favorevole o contrario ovvero l’astensione. La mancanza di dichiarazione entro il termine equivale a voto di astensione.
Le trasmissioni previste nel presente comma potranno avvenire con qualsiasi mezzo e/o sistema di comunicazione che consenta un riscontro della spedizione e del ricevimento, compresa la posta elettronica. In questi ultimi casi le trasmissioni ai soci dovranno essere fatte all’indirizzo di posta elettronica che risulta dall’elenco degli soci.

ART. 25 – COMITATO SCIENTIFICO
Il Comitato scientifico è nominato dalla Delegazione nazionale tra personalità autorevoli nell’ambito della cultura del cerimoniale e materie affini ed è composto da un numero non inferiore a 3 (tre) e non superiore a 7 (sette) membri.

ART. 26 – COMMISSIONE ESAMINATRICE
La Commissione esaminatrica è composta da un massimo di 5 membri, scelti dalla Delegazione nazionale in prevalenza tra i soci senior o persone esterne all’Associazione; uno dei suoi membri funge da coordinatore su incarico della Delegazione nazionale.
La Commissione esaminatrice esprime alla Delegazione nazionale, su richiesta della medesima, un parere eventuale sulle richieste di adesione dei soci.
La Commissione esaminatrice basa la propria valutazione sui curricula dei candidati ed eventualmente su un colloquio finalizzato a verificare la conoscenza da parte del candidato dell’organizzazione istituzionale e degli atti normativi che regolano il protocollo di Stato e le attività di rappresentanza.
La Commissione esaminatrice, su richiesta della Delegazione nazionale, può elaborare programmi di percorsi formativi ed altre iniziative culturali possibilmente a carattere innovativo da proporre ai soci.

ART. 27 – SEGRETARIO GENERALE
Il Segretario generale opera per la realizzazione delle iniziative promosse dall’Associazione, coordinandosi con il Presidente e con la Delegazione nazionale.

ART. 28 – TESORIERE
Il Tesoriere tiene i conti dell’Associazione e coadiuva il Presidente nella stesura del bilancio consuntivo e preventivo.

ART. 29 – COLLEGIO PROBIVIRI
Il Collegio dei probiviri, nominato dalla Delegazione nazionale, si compone di tre soci, uno dei quali ne assumerà la presidenza.
Sono demandate al Collegio dei probiviri tutte le controversie che dovessero eventualmente sorgere in sede di interpretazione, applicazione ed esecuzione del presente Statuto od altri temi attinenti al patto sociale, tra Associazione e Soci, ovvero tra Soci, che abbiano comunque per oggetto diritti disponibili e che non siano dalla Legge riservate all’esclusiva competenza dell’Autorità Giudiziaria. Il Collegio dei probiviri ha il mandato di risolvere, sentite le parti, le indicate controversie, esaminandole senza formalità alcuna e formulando le sue determinazioni entro il termine massimo di trenta giorni. Il lodo del Collegio sarà inappellabile.
Ai Probiviri viene altresì richiesto di pronunciarsi in merito a questioni deontologiche connesse all’attività di cerimoniale e rappresentanza istituzionale.

Art. 30 – RIMBORSO SPESE ORGANI SOCIALI
Ai componenti degli organi sociali spetta solo il rimborso delle spese preventivamente autorizzate, documentate ed effettivamente sostenute per ragioni del loro ufficio e nei limiti consentiti dalle effettive disponibilità finanziarie dell’Associazione.
Qualsiasi spesa può essere autorizzata soltanto se trova effettiva copertura nel fondo comune.
Titolo V

Norme finanziarie

ART. 31 – APPROVAZIONE BILANCI
Gli esercizi sociali si chiudono al 31 dicembre di ogni anno.
La Delegazione nazionale, su iniziativa del Tesoriere, entro il 31 marzo di ogni anno redige il rendiconto consuntivo accompagnato da una relazione sulla gestione e il bilancio preventivo dell’esercizio in corso. Il rendiconto consuntivo deve essere sottoposto all’approvazione dell’Assemblea entro il 30 aprile dell’anno successivo.
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Titolo VI

Scioglimento – Rinvio alla legge

ART. 32 – SCIOGLIMENTO
Lo scioglimento dell’Associazione è deliberato dall’Assemblea, la quale provvederà alla nomina di uno o più liquidatori e delibererà in ordine alla devoluzione del patrimonio.
Il patrimonio dovrà essere devoluto ad una Associazione di volontariato senza scopo di lucro.

ART. 33 – RINVIO ALLA LEGGE
Per tutto quanto non espressamente disposto dal presente Statuto, valgono le norme di Legge vigenti in materia.

 

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